Хранение шин — услуга, которая приносит деньги дважды в год и создаёт хаос столько же раз. Пока комплектов три десятка, хватает тетради и маркера. Когда их несколько сотен, начинаются потери: комплект не могут найти, выдают чужой, забывают, что срок хранения давно вышел и деньги за продление никто не взял. Разберём, как выстроить учёт шинного отеля, чтобы этого не было.
Главное правило: комплект принадлежит клиенту, а не машине
Самая частая ошибка — привязывать хранение к госномеру. Клиент продаёт машину, приезжает за шинами на новой, и найти комплект по номеру уже нельзя. Или у одного клиента две машины и три комплекта. Учёт нужно вести от клиента: у него может быть несколько комплектов, а машина — справочная пометка, «с какого автомобиля сняли». Искать при этом удобно по чему угодно: телефону, имени или госномеру.
Что фиксировать при приёме
- Размер и марку шин, сезон, количество.
- Диски — с дисками или без: от этого зависит и цена хранения, и то, как комплект ставят на стеллаж.
- Остаток протектора и состояние — грыжи, порезы, латки. Записанное при приёме избавляет от спора «у меня были целые шины».
- Разный размер спереди и сзади, если машина на разноширокой резине. Это один комплект, но с двумя размерами, и на бирке должна быть ось.
- Ячейку или место на складе.
- Срок и стоимость хранения, сколько оплачено.
Акт и бирки
Акт приёма — документ для клиента: что сдал, в каком состоянии, на какой срок. Бирка — документ для склада: по ней комплект находят без поиска по журналу. На бирке нужны номер комплекта, размер, ось (если размеры разные) и короткий контакт владельца. Полный телефон на бирку писать не стоит — стеллажи видят посторонние; достаточно последних цифр.
Деньги: сезон, месяц и долги
Хранение обычно продают за сезон или помесячно, и цена зависит от радиуса и наличия дисков. Чтобы не считать каждый раз в голове, держите прайс по радиусам: R13–R15 одна цена, R16–R17 другая, и так далее. Цена подставляется при приёме, а если договорились иначе — правится руками.
Важно отличать три состояния: «цена не указана», «оплачено» и «есть долг». Долг появляется в двух случаях: клиент внёс меньше, чем стоит хранение, или оплаченный срок прошёл, а комплект всё ещё на складе. Именно второй случай теряется в тетрадях: шины лежат, место занято, а деньги за продление никто не попросил.
Сезон переобувки: как не утонуть
- Напомните заранее. За пару недель до сезона клиенты с комплектами на хранении должны получить сообщение: пора записаться.
- Делайте переобувку одним действием. Выдали летние, приняли зимние — это одна операция, а зимние встают в освободившуюся ячейку.
- Принимайте повторно с прошлого раза. Тот же комплект через полгода: размеры, марка и диски уже известны, обновить нужно только протектор и место.
- Следите за сроками. Кому срок хранения скоро закончится и у кого он уже истёк — должно быть видно списком, а не ревизией склада.
Частые вопросы
Нужна ли для шинного отеля полноценная программа автосервиса? Если вы только храните шины, наряды, расписание и онлайн-запись будут лишними экранами. Нужен режим, где на первом месте склад: комплекты, сроки, оплата, вместимость.
Как перенести уже лежащие комплекты? Таблицей: клиент, телефон, размер, сезон, ячейка, срок, сколько оплачено. Повторная загрузка того же файла не должна задваивать ни комплекты, ни оплаты.
Как сообщать клиенту о сроке хранения? Лучше всего — в мессенджер: за две недели до конца срока и на следующий день после.
Вместимость и порядок на складе
Склад конечен, и в пиковые недели важно заранее знать, сколько мест осталось. Держите одно число — сколько комплектов помещается — и сравнивайте его с тем, сколько уже на хранении. Тогда отказ новому клиенту или аренда дополнительного места становятся решением, принятым заранее, а не открытием в разгар сезона.
Порядок на стеллажах помогает так же, как учёт. Группируйте комплекты по сезону выдачи: те, что заберут первыми, ставьте ближе к воротам. Бирку крепите так, чтобы номер читался без того, чтобы снимать комплект. А раз в сезон сверяйте склад со списком — найденный «бесхозный» комплект обычно оказывается долгом, о котором забыли.
И ещё одно правило: выданный комплект не исчезает из истории. Клиент через полгода привезёт его снова, и данные с прошлого приёма сэкономят пять минут на каждой машине — в сезон это часы.
Как это устроено в Kursavo
В Kursavo есть режим «Только хранение шин»: склад на первом экране, комплекты принадлежат клиенту, акт и бирки печатаются, прайс по радиусу, оплаты и продления ведутся журналом, должники видны сразу. Клиенту уходят напоминания о переобувке и о сроке хранения в Telegram или MAX, а подключить бота он может по QR-коду на акте приёма. Комплекты загружаются из таблицы в «Переносе данных». Попробовать можно бесплатно — 45 дней на тарифе «Гараж».